Apostil Şerhi Nedir? Lahey Sözleşmesi ve Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki

Apostil Şerhi Nedir ve Hukuki Dayanağı Neye Dayanır?

Apostil (Apostille), bir ülkede düzenlenen resmi bir belgenin gerçekliğini doğrulayarak başka bir ülkede doğrudan ve başkaca bir diplomatik veya konsolosluk tasdik işlemine gerek kalmaksızın hukuki geçerlilik kazanmasını sağlayan resmi onay şerhidir. Bu uygulama, Türkiye'nin de taraf olduğu 5 Ekim 1961 tarihli Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi (Lahey Apostil Sözleşmesi) hükümlerine dayanmaktadır.

Sözleşmenin 1. maddesi uyarınca, akit devletlerden birinin ülkesinde düzenlenmiş olup da diğer bir akit devlet ülkesinde kullanılacak olan mahkeme belgeleri, savcılık, zabıt katibi veya icra memuru tarafından verilen belgeler, idari belgeler, noter senetleri ve kişilerce imzalanmış özel belgelere ilişkin resmi kayıt ve imza tasdikleri "resmi belge" niteliğinde kabul edilir. Buna karşılık, diplomasi veya konsolosluk memurları tarafından doğrudan düzenlenen belgeler ile ticaret veya gümrük işlemlerine doğrudan doğruya bağlı idari belgeler Lahey Sözleşmesi kapsamı dışındadır.

Apostil Şerhinin Zorunlu Unsurları ve Uygulama Usulü

Lahey Sözleşmesi'nin 3. ve 4. maddeleri gereğince apostil şerhi, bizzat belgenin üzerine veya belgeye eklenecek bir ek kağıda (allonge) konulabilir. Şerhin başlığı mutlaka Fransızca olarak "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" ibaresini taşımak zorundadır. Standart bir apostil belgesinde aşağıdaki 10 zorunlu bilginin yer alması şarttır:

• Belgenin düzenlendiği ülkenin adı,
• Belgeyi imzalayan kişinin adı ve soyadı,
• Belgeyi imzalayan kişinin sıfatı (unvanı),
• Belge üzerinde basılı bulunan mührün veya damganın hangi makama ait olduğu,
• Apostil şerhinin tasdik edildiği yer,
• Apostil şerhinin tasdik edildiği tarih,
• Apostili düzenleyen yetkili makamın adı,
• Apostil numarası (kayıt numarası),
• Apostili veren makamın mührü veya damgası,
• Apostili düzenleyen yetkilinin imzası.

Apostil şerhi yalnızca belge üzerindeki imzanın doğruluğunu, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla hareket ettiğini ve belge üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunu teyit eder; belgenin içeriğinin maddi doğruluğunu onaylamaz.

Türkiye'de ve Yurt Dışında Apostil Düzenlemeye Yetkili Makamlar

Her akit devlet, kendi ülkesinde hangi makamların apostil şerhi vermeye yetkili olduğunu Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı'na bildirir. Türkiye'de düzenlenen belgeler bakımından yetkili makamlar idari ve adli belgelere göre ikiye ayrılmıştır. Yabancı ülkelerde ise her ülkenin iç hukukuna göre eyalet sekreterlikleri, eyalet mahkemeleri, dışişleri bakanlıkları veya valilikler yetkilendirilmiştir.

Yabancı Resmi Belgelerin Türkiye'de Kullanımı ve e-Apostil

Yurt dışında düzenlenmiş ve ilgili ülkenin yetkili makamınca apostil şerhi vurulmuş bir belgenin (mahkeme ilamı, vekâletname, doğum belgesi, bekârlık belgesi veya veraset belgesi) Türkiye'deki mahkemelerde, tapu müdürlüklerinde veya nüfus idarelerinde işleme konulabilmesi için belgenin Türkçe olması zorunludur. Bu kapsamda iki farklı yol izlenebilir:

• Türkiye'de Tercüme ve Noter Onayı: Yabancı ülkeden apostilli olarak alınan belgenin aslı Türkiye'ye gönderilir. Türkiye'deki bir yeminli tercüman tarafından (apostil şerhi dahil olmak üzere) Türkçeye tercüme edilir ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca Türk noteri tarafından tasdik edilir.
• Türk Konsolosluğunda Tercüme Onayı: Belge, düzenlendiği ülkede apostil şerhi alındıktan sonra ilgili Türk Başkonsolosluğunun tanıdığı yeminli tercümanlara tercüme ettirilerek doğrudan konsolosluk noterlik servisinde onaylatılabilir.
• e-Apostil Uygulaması: Lahey Konferansı'nın elektronik apostil (e-APP) programı kapsamında Türkiye'de PTT ve e-Devlet altyapısı üzerinden adli sicil kaydı ve mahkeme kararları gibi belgelere elektronik imzalı e-Apostil alınabilmektedir. Yurt dışında da e-Apostil veren ülkelerin belgeleri, üzerindeki doğrulama kodu (QR kod veya resmi doğrulama adresi) üzerinden kontrol edilerek işlem görür.

Sık Sorulan Sorular

Türk Konsolosluğunda düzenlenen belgelere apostil gerekir mi?

Hayır. Türkiye Cumhuriyeti Büyükelçilikleri veya Başkonsoloslukları tarafından doğrudan düzenlenen belgeler (örneğin konsoloslukta düzenlenen vekâletnameler, muvafakatnameler veya nüfus kayıt örnekleri) 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca doğrudan Türk resmi belgesi hükmündedir. Ayrıca Lahey Sözleşmesi m. 1/3-a uyarınca konsolosluk memurlarınca düzenlenen belgeler sözleşme dışındadır; bu belgeler Türkiye'de apostil aranmaksızın doğrudan kullanılır.

Apostil şerhinin geçerlilik süresi var mıdır?

Lahey Sözleşmesi'nde apostil şerhinin kendisi için bir geçerlilik süresi öngörülmemiştir. Ancak apostil basılan asıl belgenin (örneğin adli sicil kaydı, bekârlık belgesi veya nüfus kayıt örneği gibi güncel durumu gösteren belgelerin) ibraz edileceği kurumun mevzuatına göre 3 ay veya 6 ay içinde alınmış olması şartı aranabilir.

Apostil şerhi belgedeki tüm bilgilerin doğru olduğunu kanıtlar mı?

Hayır. Sözleşmenin 5. maddesi uyarınca apostil şerhi yalnızca belge üzerindeki imzanın gerçekliğini, imzalayan yetkilinin sıfatını ve mührün doğruluğunu tasdik eder. Belgenin içeriğindeki beyanların maddi hukuka uygunluğunu veya doğruluğunu kanıtlamaz.

Lahey Sözleşmesi'ne taraf olmayan bir ülkeden alınan belge Türkiye'de nasıl geçerli olur?

Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf olmayan ülkelerde düzenlenen resmi belgeler için "konsolosluk tasdiki" (legalizasyon) prosedürü uygulanır. Belge önce düzenlendiği ülkenin yetkili bakanlığı (genellikle Dışişleri Bakanlığı) tarafından onaylanır, ardından o ülkede bulunan Türkiye Cumhuriyeti Büyükelçiliği veya Başkonsolosluğu tarafından tasdik edilerek Türkiye'de geçerli hale getirilir.